Wat moet u weten over de aftrek van btw ?

1819.brussels

De btw op de kosten die u maakt voor uw onderneming is in principe aftrekbaar voor 100 %. Deze regel lijkt vrij eenvoudig, maar toch moeten een aantal voorwaarden vervuld worden en bestaan er uitzonderingen op de volledige recuperatie van btw.

Enkel belastingplichtigen mogen btw aftrekken

De btw-belastingplichtigen zijn een cruciale schakel in de inning van de btw. Zij brengen btw in rekening op de verkopen aan hun klanten en mogen anderzijds de btw op hun eigen beroeps-aankopen en investeringen in mindering brengen van de op hun verkopen ontvangen btw. Zij maken bijgevolg slechts het verschil (= de belasting op hun eigen toegevoegde waarde) over aan de Schatkist. Een belastingplichtige moet dus zelf de last van de btw niet dragen.

Een belastingplichtige kan de btw recupereren als hij een economische activiteit uitoefent, of gaat uitoefenen. Wanneer u als particulier onmiskenbaar handelingen verricht met het oog op de voorbereiding van uw zelfstandige activiteit heeft u recht op (latere) aftrek van btw. Ook al heeft u nog niet de hoedanigheid van btw-belastingplichtige op het ogenblik van de aankoop.

Ook voor vrije beroepen, ziekenhuizen, theaters en kleine ondernemingen?

Sommige vrije beroepen en activiteiten met een sociaal of cultureel karakter zijn vrijgesteld van btw-plicht. Een paar voorbeelden:

  • artsen, tandartsen, kinesitherapeuten, vroedvrouwen, verplegers en verpleegsters, verzorg(st)ers en ziekenoppassers
  • instellingen voor bejaardenzorg, gezinshulp, voor hulp aan mindervaliden
  • bibliotheken, theaters, kunstenaars, auteurs
  • scholen

Deze ondernemingen hoeven geen btw aan te rekenen op hun facturen, maar kunnen uiteraard ook geen btw recupereren.

Ook de kleine ondernemingen, ongeacht hun activiteit, wiens jaaromzet 25.000 € niet overschrijdt zijn vrijgesteld van btw. Dit betekent dat zij geen btw mogen aanrekenen aan hun klanten. Bovendien mogen zij geen btw in aftrek brengen. Een kleine onderneming kan steeds kiezen voor de toepassing van de normale regeling.

Wat als u een gemengde belastingplichtige bent?

Een belastingplichtige die zowel handelingen stelt die aan btw zijn onderworpen, als handelingen die van btw zijn vrijgesteld, is een gemengde belastingplichtige.

Wanneer bijvoorbeeld een vzw in een jeugdhuis een drankgelegenheid uitbaat, dan zal de vzw voor de activiteiten van het jeugdhuis vrijgesteld zijn van btw, maar voor de drankgelegenheid niet. De vzw zal dan als een gemengde belastingplichtige worden beschouwd.

Een gemengde belastingplichtige heeft slechts een gedeeltelijk (pro rata) recht op aftrek van de door hem betaalde btw. Enkel de handelingen die aan btw zijn onderworpen, geven recht op aftrek. De handelingen die vrijgesteld zijn, geven geen recht op aftrek.

Of een toevallige belastingplichtige?

Bij de verkoop van een nieuw gebouw bijvoorbeeld, kan een particulier opteren voor de toepassing van de btw. In dit geval worden er geen registratierechten betaald en mag de verkoper ( = de toevallige belastingplichtige) de btw aftrekken die hij zelf betaald heeft om het gebouw te kunnen bouwen.
Een gebouw is nieuw tot en met 31 december van het tweede jaar volgend op het jaar van de eerste ingebruikname.

Is de btw steeds volledig aftrekbaar?

Met kleine relatiegeschenken worden de attenties bedoeld zoals pralines, wijn, parfum,... waar meestal geen vermelding van de naam of het logo van de schenker opstaat. Wanneer u dit soort geschenken uitdeelt aan klanten of andere relaties, bijvoorbeeld als eindejaarscadeau, dan zal de waarde van het geschenk de doorslag geven om te bepalen of de btw op de aankoop recupereerbaar is. Heeft het geschenk meer dan 50 EUR (excl. btw) gekost, dan is de btw op de aankoop niet aftrekbaar. Kost het minder, dan is de btw volledig recupereerbaar.

Reclameartikelen, zoals gadgets, die worden uitgedeeld om uw onderneming naambekendheid te geven, zijn volledig aftrekbaar. Zij moeten wel van geringe waarde zijn (dus niet overdrijven) en het mag niet gaan om verbruiksgoederen (wijn, pralines, ...). Bovendien moeten ze duidelijk de benaming en het logo van de onderneming vermelden. Bedoeld worden zaken als balpennen, paraplu's, schrijfblokjes, enzovoort.

Vaak wordt een auto gebruikt als uithangbord voor een onderneming. Zowel de btw als de fiscus zijn daaraan onlangs nog tegemoet gekomen doordat de kosten van reclame volledig aftrekbaar zijn. De overige autokosten zoals kosten van onderhoud blijven voor de btw-administratie wel beperkt aftrekbaar, namelijk tot maximum 50%.

Geen aftrek voor bepaalde uitgaven

Privé gekochte goederen en diensten geven geen recht op aftrek. 
Ook de btw op restaurantkosten is nooit aftrekbaar. Zelfs niet als u een btw-plichtige met een volledig recht op aftrek bent. In tegenstelling tot in de inkomstenbelastingen waar u nog een gedeeltelijke aftrek heeft (van 69 %), heeft u hier geen recht op aftrek. Dat levert u dus een extra 'kost' op.
Toch kan u die kost gedeeltelijk wel compenseren: u kan de btw immers wel mee aftrekken in de inkomstenbelasting (natuurlijk nog steeds aan de aftrekbeperking van 69 %).

De btw op tabaksproducten en geestrijke dranken (+ 22°) is sowieso nooit aftrekbaar, ook al is de waarde minder dan 50 EUR. Wijn, champagne of andere aperitieven wordt hier niet mee bedoeld, waardoor de aankoop wel voor btw-aftrek in aanmerking komt.

De fiscus huldigde tot voor kort het standpunt dat de btw op kosten voor logies, spijzen en dranken niet aftrekbaar is, net zoals de btw op kosten voor onthaal. Dat is natuurlijk een streep door de rekening van een bedrijf dat bijvoorbeeld opendeurdagen organiseert, of een groots evenement voor zijn 100-jarig bestaan, of een modeshow om een nieuwe kledinglijn te promoten.
Het Hof van Cassatie ziet het echter anders: kosten van ontspanning en vermaak (en dus ook cateringkosten) die worden gedaan met het oog op de promotie van diensten of goederen zijn publiciteitskosten en bijgevolg wel aftrekbaar.

Factuur vereist

Om uw recht op aftrek te kunnen uitoefenen, moet u wel een ‘regelmatige’ factuur hebben, dat is een factuur waarop alle wettelijk verplichte vermeldingen voorkomen.

In een Circulaire van 12 oktober 2017 kondigt de fiscus aan zich voor de btw-aftrek te schikken naar het “substance-over-form”-principe, zoals ingesteld door het Europees Hof. Onregelmatige facturen verhinderen bijgevolg de aftrek niet.

Wanneer uw leverancier zijn factuur tijdig uitreikt, kunt u de btw in principe onmiddellijk recupereren in uw eerstvolgende btw-aangifte. Een factuur is volgens de btw-wetgeving ‘tijdig’ als ze wordt uitgereikt uiterlijk de vijfde werkdag van de maand volgend op de maand waarin de btw opeisbaar is geworden.

Tot wanneer kan u de btw recupereren?

Krijgt u niet ‘tijdig’ een regelmatige factuur (zoals wel vaker gebeurt), dan kunt u gelukkig uw recht op aftrek nog altijd naderhand uitoefenen. Dit moet dan wel gebeuren uiterlijk vóór het verstrijken van het derde kalenderjaar volgend op dat waarin de te recupereren btw opeisbaar is geworden.

In deze brochure vindt u een overzicht van de kosten waarvan de fiscale aftrekbaarheid aan bijzondere regels onderworpen wordt, op vlak van directe belastingen en btw.

Blijf up-to-date

Het ondernemerslandschap staat niet stil. Wil je niets missen? Sluit je aan bij 25.000 abonnees en ontvang elke twee weken gratis leerrijke inhoudsartikels, concrete tips, boeiende ondernemersportretten, actuele nieuwtjes en een overzicht van nuttige workshops en netwerkactiviteiten in Brussel in je mailbox.